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La organización te ayuda a trabajar más rápido, a gestionar mejor los problemas y a mantenerte motivado. Aquí tienes 15 consejos de organización para los días laborables:
1. Lista de tareas
Escribir una lista de tareas, en papel o de forma digital, durante cinco a diez minutos cada mañana puede ayudar a enfocarte y aumentar la productividad. Añadir tareas diarias a la lista inicial puede ayudarte a mantenerte enfocado. Algunas personas encuentran una lista de tareas corta de elementos más grandes intimidante, por lo que dividirla puede ayudarles a evitar la procrastinación.
2. Mantén tu puesto de trabajo limpio.
Dedica unos minutos cada noche a limpiar tu escritorio y a eliminar elementos innecesarios. Clasifica la basura, guarda los bolígrafos en un cajón u organizador y apila los papeles ordenadamente. También puedes llenar tu botella de agua para evitar problemas por la mañana. Esto también incluye desorden digital. Cuando hay muchos archivos y aplicaciones en el escritorio, las computadoras se inician lentamente, así que limpiarlos semanalmente y descargar actualizaciones puede evitar bloqueos y lentitud. Esto también puede ayudarte a encontrar aplicaciones y archivos más rápidamente. Así, podrás empezar a trabajar de inmediato al día siguiente en lugar de estar limpiando.
3. Sigue un horario.
Algunas personas trabajan mejor por la mañana, otras por la noche. Descubre cuándo eres más productivo y trabaja en ese momento. Elegir un horario es crucial, pero también lo es cumplirlo. Crear hábitos duraderos requiere consistencia. Ser regular con tu rutina puede aumentar la productividad. Conocer tus horas de trabajo ayuda a enseñarle a tu cerebro a estar activo.
4. Descansos
Tómate 10-15 minutos cada dos horas para estirarte y enfocarte en otra cosa para mantenerte energizado y apasionado por el trabajo. Si es posible, come lejos de tu escritorio para descansar del trabajo. Las tareas inesperadas en el trabajo son otra razón para tomar descansos frecuentes. Breves pausas programadas a lo largo del día te ayudarán a superar estos problemas sin sentirte abrumado.
5. Multitarea menos
La multitarea parece la mejor forma de hacer las cosas, pero no siempre es cierto. A veces, la multitarea puede tomar más tiempo que trabajar en solitario. El trabajo requiere algo de multitarea, pero estar organizado te ayudará a evitar sobremultitarea.
6. Encuentra distracciones
La gestión de la distracción es otra forma de organizar tu día de trabajo. Las distracciones comunes incluyen correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas. Afortunadamente, estas distracciones se pueden abordar. Para mantenerte enfocado y evitar desviarte con nuevos correos electrónicos, programa ciertos momentos para revisarlos. Puedes poner un teléfono distractor en modo avión o en un cajón para evitar distraerte con mensajes personales. A pesar de no poder organizar las llamadas entrantes para el trabajo, sí puedes tener éxito organizando las salientes. Estos métodos pueden ayudarte a evitar distracciones y sus efectos que consumen tiempo.
7. Automatiza las tareas que puedas.
Puede que envíes muchos correos electrónicos o te distraigas con alguien que necesita tu firma. Para ahorrar tiempo y reducir distracciones, automatiza esas tareas con tecnología. Mantén plantillas para correos electrónicos comúnmente enviados para que puedas personalizar y enviar. El software de firma digital te permite firmar documentos con un clic. Automatizar tareas te ayuda a concentrarte y organizar.
8. Ordena las tareas por importancia.
Comienza tu día con tu tarea más grande y estresante en lugar de responder correos electrónicos. Puede que esta tarea te tome más tiempo en tu día, pero acelerará los procesos. Comenzar con las tareas más grandes puede ayudarte a completar las más pequeñas rápidamente sin gastar toda tu energía.
9. Planifica tu día por horas.
Esto es especialmente útil si tienes muchas reuniones durante el día. Programar cosas por hora puede hacer que tu día sea más predecible. También puede aumentar la productividad al recordarte tu trabajo cuando te desvías.
10. Establece objetivos y recompénsate
Establecer objetivos puede motivarte a trabajar mejor. Desafíate a crear una lista de tareas diarias para mantener la organización. Establecer objetivos profesionales puede ayudarte a mantener el interés en el trabajo. Establece objetivos para recompensarte cuando los alcances. Las recompensas no tienen que ser extravagantes. Pueden ser tan básicas como comer un refrigerio después de un gran esfuerzo. Establecer y reconocer objetivos te ayuda a mantenerte enfocado e interesado en tu trabajo, por lo que cualquier incentivo que te estimule es beneficioso.
11. Planifica días en “lotes” de trabajo.
Algunas personas tienen éxito organizando su semana laboral y día de trabajo. Si tu trabajo implica llamadas telefónicas y trabajo administrativo, podrías responder llamadas los lunes, miércoles y viernes y trabajar los martes y jueves. Esto te ayuda a enfocarte y maximizar la productividad sin sentir que necesitas cambiar de tarea en cualquier momento. Este método funciona bien para personas detallistas que no les importa hacer lo mismo durante horas.
12. Encuentra factores de estrés
Muchos posponen debido a factores de estrés como la auto-duda, el perfeccionismo o la crítica. Quizás te preocupa recibir comentarios negativos sobre esa tarea recurrente o perder esa fecha de entrega importante. Descubrir qué te estresa puede ayudarte a reducirlo y a hacer tareas difíciles más fáciles. Hablar con tu supervisor o equipo sobre estrategias para mejorar el rendimiento y la satisfacción laboral puede reducir el estrés laboral. Identificar los factores estresantes laborales te permite superarlos y planificar tu día sin miedo o procrastinación.
13. Planifica semanal/mensualmente.
Una lista de tareas diarias puede ayudarte a hacer actividades diarias, pero una lista más amplia al comienzo de cada semana o mes puede ayudarte a gestionar tu tiempo para alcanzar tus metas. Para una fecha límite de fin de mes, establece objetivos semanales para hacer todo a tiempo. Establece objetivos diarios para desglosar aún más los objetivos. Este método divide una tarea grande en múltiples tareas más pequeñas para que las metas a largo plazo sean más alcanzables.
14. Promueve la organización con flujos de trabajo actuales.
Tu lugar de trabajo puede incluir procedimientos o herramientas que te ayuden a organizarte. Muchas aplicaciones de correo electrónico tienen un calendario para programar. Algunas aplicaciones de chat incluyen recordatorios para mantenerte en el camino. Pregunta a tus compañeros de trabajo o jefes cómo organizan su trabajo y adopta sus métodos.
15. Equilibra tu horario.
El equilibrio ayuda a la organización a largo plazo. Muchas personas que intentan prácticas organizativas en el trabajo sacrifican el equilibrio entre el trabajo y la vida personal por una productividad a corto plazo. Sin equilibrio, puedes perder tus hábitos de organización. Afortunadamente, cualquiera de estos métodos puede mejorar tu organización en el lugar de trabajo.
